Of het nu om een interne meetup gaat, een productpresentatie of een brancheconferentie, virtuele evenementen helpen je contact te houden met je werknemers en klanten, zelfs als je ze niet allemaal naar dezelfde plek kunt brengen.

Goede virtuele evenementen beginnen met een goede contentstrategie, ondersteund door een solide technische uitvoering. Dit zijn onze vijf belangrijkste tips voor het plannen van een ijzersterke online conferentie:

Vooraf ga je al communiceren over je event: mailings, landingpages en misschien ook advertising. Hier wil je dus al je publiek kunnen winnen met inhoud die je straks live streamt. Zorg dat het aansluit bij de interesses van je beoogde publiek, en dat je inhoud overeenkomt met de tone-of-voice van je merk, prospects en klanten.

Zorg voor verschillende functies die interactie bieden met je publiek. Chat, Q&A’s en polls zijn tools die je kunt opnemen in je uitzending. Denk ook aan moderators met inhoudelijke kennis. Zij kunnen achter de schermen zorgen voor een actieve discussie en kijkersvragen doorspelen aan de uitzending.

Om voldoende betrokken kijkers te garanderen is een communicatiestrategie vóór het evenement essentieel. Denk aan een serie van herinneringsmails in de weken, dagen en uren voorafgaand aan het evenement. En 10 minuten vooraf nog één keer een mail met de link en instructies. Zorg dat je kijker in deze mails steeds alles vindt over hoe en wanneer hij of zij aan het evenement kan deelnemen en wat het hem of haar oplevert. Het belangrijkste is dat de mails duidelijke CTA’s bevatten om naar de evenementenpagina te gaan – waar je bezoekers je livestream-link kunnen vinden.

Na afloop van je event kun je je publiek nog eens wijzen op de content die eventueel terug te kijken is.

Heb je een plan B? Wat doe je wanneer die gastspreker die live zou inbellen via Skype toch niet zo’n sterke thuis-WiFi had? Wat doe je wanneer een spreker even vastloopt in zijn verhaal?
Wij helpen je graag met een solide planning met backup-opties en een creatieve regie die kan ingrijpen wanneer dat nodig is.

Zorg voor een consistente look. Je e-mail communicatie, website en event-vormgeving sluiten al op elkaar aan. Dus de slides van de presentaties en de tussentijdse (logo) animaties zouden ook moeten matchen met deze vormgeving. Maar ook in je decor kun je je vormgeving doorvoeren: in kleur, belichting en logo- en huisstijl animaties in de achtergrond.